关于印发《海洋行政执法档案管理规定》的通知

国家海洋局

关于印发《海洋行政执法档案管理规定》的通知

国海办字〔2011〕54号

沿海各省、自治区、直辖市海洋厅(局)、各分局、中国海监总队：

　　《海洋行政执法档案管理规定》已经局长办公会议审议通过，印发给你们，请认真遵照执行。

　　二○一一年一月二十八日

　　

海洋行政执法档案管理规定

　　第一章总则

　　第一条为加强海洋行政执法档案管理，使海洋行政执法档案管理工作制度化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《海洋档案管理规定》等有关档案法律法规，制定本规定。

　　第二条本规定所称海洋行政执法档案（以下简称执法档案），是指各级海监执法机构在实施执法活动中形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像等各种载体形式的原始历史记录。

　　第三条本规定适用于各级海监执法机构（以下简称各级执法机构）开展执法档案管理工作。

　　第四条执法档案管理实行统一领导、分级管理的原则。国家海洋局档案主管部门负责全国海洋行政执法档案管理工作的指导与监督；中国海监总队负责本级执法档案管理工作并对以下各级机构执法档案管理工作进行监督指导；中国海监海区、省(区、市)各级执法机构具体负责本级并指导下级开展执法档案管理工作。

　　第五条各级执法机构应将执法档案管理经费列入年度经费预算，保障执法档案管理工作正常开展。

　　第二章海洋行政执法档案管理工作职责

　　第六条各级执法机构应有一名领导分管执法档案管理工作，负责组织建立本机构执法档案管理工作的规章制度；各级执法机构应指定部门并设专职或兼职人员管理本机构执法档案管理工作；各级执法机构应将执法档案管理工作纳入业务考核。

　　第七条各级执法机构应设立综合档案馆（室）或专题档案室管理执法档案；未设综合档案馆（室）的机构，应本着方便利用的原则，合理利用中国海洋档案馆、海区档案馆或其它有资质档案机构对本机构的执法档案进行托管；执法档案托管事宜应由机构档案管理部门负责办理并报上级档案管理部门备案。

　　第八条负责接收、托管执法档案的档案馆（室）、专题档案室应具备相应的档案管理能力。

　　第九条中国海监总队的档案管理职责主要是：

　　（一）宣传贯彻落实国家和国家海洋局有关档案管理工作的法律、政策和规定；

　　（二）负责提出执法档案年度工作要点；

　　（三）组织制定执法档案管理工作规章制度并组织实施；

　　（四）组织制定执法档案质量评定标准、开展执法档案质量评定工作；

　　（五）组织开展执法档案统计工作；

　　（六）组织建立执法档案管理网络，对各级执法机构档案馆（室）的设置及执法档案托管情况进行指导；组织开展执法档案业务培训；对以下各级执法机构的执法档案业务工作进行监督指导。

　　第十条中国海监海区、省(区、市)各级机构的执法档案管理职责主要是：

　　（一）贯彻落实执法档案管理工作规章制度；

　　（二）组织落实执法档案年度工作要点；

　　（三）开展执法档案质量评定工作；

　　（四）落实执法档案统计工作；

　　（五）综合管理、维护本机构执法档案管理网络，落实本机构档案室的设置或执法档案托管事宜并报批备案；对下级机构的执法档案业务工作进行监督指导。

　　第三章海洋行政执法文件的立卷归档

　　第十一条各级执法机构在执法工作中形成的执法文件材料，应在规定的时间内立卷、并移交指定的档案管理部门归档，任何机构和个人不得据为己有。

　　第十二条执法档案管理工作与执法工作应实行同步管理，即编制执法工作方案时应提出归档要求；开展执法活动时应规范收集各类文件材料；检查执法工作进度时应检查执法文件材料的形成、积累情况；执法活动结束时，应检查验收应归档文件材料是否齐全、完整、准确、系统，以综合评价执法任务完成情况。

　　第十三条执法档案应明确立卷责任人。其中执法专项行动的档案由行动负责机构指定专人立卷；处罚案件由承办人或指定建档人立卷；其它执法档案由机构指定专人进行收集积累、整理立卷。

　　第十四条执法专项行动、处罚案件形成的应归档文件材料按《海洋行政执法档案业务规范》（报批中）要求整理。其它执法工作形成的应归档文件材料按《海洋管理机关档案业务规范》（HY/T 057）整理。

　　第十五条执法专项行动、处罚案件的归档工作应在执法工作结束后4个月内完成。其它执法文件的归档工作按年度进行。

　　第四章海洋行政执法档案管理

　　第十六条各级执法机构设立的档案馆(室)应有符合规定的档案设施设备和防护条件，以保证执法档案的安全和有效利用。

　　各级执法机构托管的档案馆（室）应具有国家认定的档案管理资质。

　　第十七条执法档案的保管期限分为永久、30年、10年。案卷的保管期限由立卷人按相应技术规范中的保管期限表划分。

　　第十八条海区档案馆接收、托管的执法档案中保管期限为永久、形成满20年且累计达到一定存量后，经国家海洋档案综合管理部门批准向中国海洋档案馆进行进馆移交。

　　其它档案室接收、托管的执法档案中保管期限为永久和30年、形成满10年且累计达到一定存量后，经上级档案综合管理部门批准向海区档案馆进行进馆移交。

　　第十九条各档案馆（室）应做好执法档案的分类保管，正确进行执法档案的分类标引和排架，按规定做好库存档案的鉴定、销毁、统计和移交工作。

　　第二十条各级执法机构应高度重视执法案卷的安全保护，定期组织安全检查，对案卷中破损、褪变的文件及时采取修复和抢救措施。

　　第二十一条各级执法机构应建立执法档案的检查、考评制度，定期进行执法档案的质量评查。评查标准由中国海监总队负责制定。

　　第五章海洋行政执法档案的开发利用

　　第二十二条各档案馆（室）应编制先进的执法档案检索工具，及时、准确、有效地提供利用服务。

　　第二十三条各档案馆（室）应积极开展执法档案的开发利用工作，建立执法档案基础信息、专题信息数据库，做好执法档案的数字化工作。

　　第二十四条执法档案及其编研成果提供利用时，应严格审批手续，做好利用信息登记和利用情况反馈信息的收集工作。

　　第二十五条涉密执法档案及其编研成果提供利用时，应严格执行相关保密规定，并报上级保密主管部门或单位分管保密工作的领导批准。

　　第六章法律责任与奖励

　　第二十六条各级执法机构对在执法档案管理工作中，违反本规定和国家有关档案法规，造成执法档案损毁、丢失、泄密的，应给予当事人和相关责任人以行政处分，涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。

　　第二十七条各级执法机构对在执法档案管理工作中，做出显著成绩的单位（部门）和个人，应采取相应的激励措施。

　　第七章附则

　　第二十八条本规定自发布之日起实施。

　　第二十九条本规定由国家海洋局负责解释。

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